Overarbejde og tillæg i Funktionæroverenskomsten 2025-2028

Funktionæroverenskomsten for Handel, Viden og Service 2025-2028 — indgået mellem HK Privat og Dansk Erhverv — regulerer ansættelsesvilkårene for ca. 40.000 kontor- og serviceansatte i den private sektor. En af overenskomstens mest praktisk betydningsfulde dele handler om, hvornår overarbejde udløses, hvordan det kompenseres, og hvilke tillægsydelser der knytter sig til skæve arbejdstider, fritvalgskontoen og pensionen.

Uanset om du arbejder som salgskoordinator, administrativ medarbejder eller kundeserviceagent, er de konkrete procentsatser og frister afgørende for din lønseddel — og for hvad din arbejdsgiver lovligt kan kræve af dig.

Hvad tæller som overarbejde under Funktionæroverenskomsten?

Funktionæroverenskomsten tager udgangspunkt i en normal ugentlig arbejdstid på 37 timer. Overarbejde opstår, når din arbejdsgiver pålægger dig at arbejde ud over denne grænse — det er en central distinktion, fordi selvvalgte ekstra timer som udgangspunkt ikke giver ret til overarbejdstillæg.

Overenskomsten definerer overarbejde som arbejde, der er pålagt af arbejdsgiveren og enten overskrider den daglige normtid eller den ugentlige grænse på 37 timer. Den bagvedliggende lov — Funktionærloven (LBK nr. 1002 af 24/08/2017) — præciserer, at arbejdsgiveren ikke ensidigt kan ændre en funktionærs arbejdstid uden varsel. Overenskomsten bygger oven på disse minimumsrettigheder og skærper dem på en række punkter.

Merarbejde vs. overarbejde: den vigtige sondring

Begrebet "merarbejde" bruges i visse overenskomster om arbejde ud over normtiden, der ikke er formelt pålagt. Under Funktionæroverenskomsten er det pålagte overarbejde, der primært udløser kompensationsretten. Selvinitieret ekstraarbejde — f.eks. at en medarbejder frivilligt bliver sent — kræver klar og dokumenteret arbejdsgiveraccept for at tælle som overarbejde med fuld kompensationsret.

Graden af dokumentation er afgørende. Medarbejdere bør systematisk notere tidspunkter og have skriftlig bekræftelse fra nærmeste leder, inden de udfører overarbejde. En simpel sms eller e-mail fra lederen udgør tilstrækkelig dokumentation i de fleste tilfælde.

Kompensation for overarbejde: satser og afspadsering

Funktionæroverenskomsten for Handel giver to primære muligheder for kompensation: afspadsering (frihed til at holde fri svarende til overtiden) eller kontant betaling med tillæg. Udgangspunktet er afspadsering, men retten til kontant betaling træder i kraft, hvis afspadseringen ikke kan holdes inden for en bestemt frist.

Afspadsering: sådan fungerer det i praksis

Afspadsering sker time-for-time plus et tillæg, der afspejler overarbejdstillægsprocenterne ovenfor: 1 times overarbejde med 50 % tillæg giver ret til 1,5 timers afspadseringstid. Overskudstimer opgøres typisk kvartalsvis. Kan overenskomsten ikke holdes inden for kvartalet, konverteres de resterende timer til kontant udbetaling — beregnet på baggrund af din aktuelle timeløn plus det relevante tillæg.

For medarbejdere med en fast månedlig løn beregnes timelønnen ved at dividere månedslønnen med 160,33 (baseret på 37 timer × 4,33 uger). Det er denne timeløn, der danner grundlaget for eventuelle kontante tillægsbetalinger.

I lighed med reglerne i Serviceoverenskomsten 2025-2028 er den kontante udbetaling en subsidiær ret — parterne opfordres til at afvikle overarbejde som afspadsering, men medarbejderen kan ikke nægtes kontant betaling, hvis fristen overskrides.

Tillæg for skæve arbejdstider: aften, nat og weekender

Mange ansatte i handels- og servicesektoren arbejder uden for de traditionelle kontortimer. Funktionæroverenskomsten fastsætter særskilte tillæg for arbejde på tidspunkter, der anses for belastende — de såkaldte skævetidstillæg.

Kilde: Funktionæroverenskomsten for Handel, Viden og Service (HK Privat/Dansk Erhverv), gælder 1. marts 2025 – 29. februar 2028.

Tillæggene er kumulative i den forstand, at et skævetidstillæg kommer oven i grundlønnen — de erstatter ikke hinanden. Udfører en medarbejder overarbejde om aftenen, beregnes både overarbejdstillægget og aftentillægget. Det betyder, at en time med pålagt overarbejde på en lørdag efter kl. 14.00 kan udløse et samlet tillæg på op til 150 % oven i grundtimelønnen, afhængigt af om det er de første tre overarbejdstimer eller ej.

Rådighedsvagt og beredskabstillæg

Har en funktionær pligt til at stå til rådighed uden for normal arbejdstid — f.eks. via en vagttelefon — udløser selve rådighedsperioden et rådighedstillæg, selv om der ikke faktisk indkaldes til arbejde. Indkaldes medarbejderen, konverteres rådighedsperioden til aktivt arbejde med de fulde tillæg. Overenskomsten stiller krav om, at rådighedsordninger aftales skriftligt og med specificerede kompensationssatser.

Fritvalgskontoen: fra 9 % til 11 % over aftaleperioden

Fritvalgskontoen (FVK) er en af de mest fleksible elementer i Funktionæroverenskomsten 2025-2028. Den udgør en procentdel af den ferieberettigede løn og hensættes løbende. Medarbejderen vælger selv, hvad kontoen bruges til — inden for de rammer overenskomsten sætter.

Med OK2025 stiger fritvalgskontoen gradvist:

• 1. marts 2025: 9 % (uændret fra OK2023)
• 1. marts 2026: 10 % (stigning på 1 procentpoint)
• 1. marts 2027: 11 % (yderligere 1 procentpoint)

Medarbejderne kan disponere over midlerne til:

1. Ekstra betalte fridage — konverterer kontosaldoen til hele fridage; HK Privat anbefaler at varsle ønsket om fridage med mindst 3 ugers forudgående meddelelse.
2. Supplerende pensionsindbetaling — saldoen overføres til pensionsordningen og beskattes som pensionsopsparing.
3. Kontant udbetaling — saldoen udbetales med den månedlige løn og beskattes som normal løn.

Valget skal som udgangspunkt træffes én gang om året og meddeles arbejdsgiveren. Ændrer medarbejderens livssituation sig — f.eks. i forbindelse med barsel — kan der i visse tilfælde aftales ekstraordinær disposition.

À retenir: Fritvalgskontoen er ikke en bonus, men en ret, der tilkommer alle medarbejdere under overenskomsten. Medarbejdere, der ikke aktivt træffer et valg, risikerer at kontosaldoen udbetales kontant som standard — med den højere beskatning dette medfører.

Se i øvrigt det komplette overblik over Funktionæroverenskomsten for Handel, Viden og Service 2025-2028 for en samlet gennemgang af alle aftalevilkår.

Pensionsbidrag og øvrige tillægsydelser i OK2025

Pensionsaftalen i Funktionæroverenskomsten 2025-2028 indebærer en markant forbedring for de ansatte. Fra 1. maj 2025 forhøjes arbejdsgiverens pensionsbidrag med 1 procentpoint til minimum 13 % af den pensionsgivende løn. Den samlede pensionsindbetaling (arbejdsgiver + medarbejder) vil dermed typisk ligge på 18-19 % for fuldtidsansatte, afhængigt af medarbejderens eget bidrag.

Ud over pension indeholder overenskomsten en række øvrige tillægsydelser:

• Jubilæumsgratiale: Medarbejdere med lang anciennitet hos samme arbejdsgiver har ret til gratiale ved 10, 20, 25 og 40 års jubilæum, beregnet efter gældende satser.
• Søgnehelligdagsbetaling: Falder en søgnehelligdag (f.eks. Store Bededag) på en medarbejders normalt arbejdende dag, kompenseres med fuld dagløn.
• Børns 1. sygedag: Retten til betalt frihed ved barns sygdom på barnets første sygefraværsdag videreføres med OK2025.
• Arbejdsmiljøtillæg: For arbejde med særlig stor fysisk eller psykisk belastning kan der aftales lokalt tillæg.

Sammenlignet med reglerne i LC/CO10-fællesoverenskomsten 2026-2029, der dækker statsansatte, er pensionsniveauerne i Funktionæroverenskomsten for handel nu mere konkurrencedygtige — særligt for medarbejdere med lav til middel anciennitet.

Sådan dokumenterer du dit overarbejde korrekt

Korrekt dokumentation er forudsætningen for at gøre din ret til overarbejdskompensation gældende. Arbejdsgiveren har en selvstændig registreringspligt under EU's arbejdstidsdirektiv — men den individuelle medarbejder bør aldrig udelukkende stole på arbejdsgiverens optegnelser.

Trin-for-trin guide til overarbejdsdokumentation:

1. Indhent forudgående godkendelse — bed om skriftlig besked (mail, sms eller i et tidsregistreringssystem) fra din nærmeste leder, inden du starter overarbejdet. Mundtlig besked bør bekræftes skriftligt straks efter.
2. Registrer præcist start- og sluttidspunkt — brug virksomhedens tidsregistreringssystem eller opret din egen log (fx i et regneark eller en noter-app). Angiv dato, start, slut og årsag.
3. Opgør månedligt — gennemgå overarbejdstimerne i slutningen af hver måned og sammenlign med din lønseddel. Mangler du tillæg, skal du reagere inden udgangen af det følgende kvartal.
4. Ret en uoverensstemmelse skriftligt — send en mail til HR eller din leder, hvori du specificerer hvilke timer du mener mangler kompensation for, og bed om en skriftlig tilbagemelding inden for 14 dage.
5. Inddrag din fagforening ved tvivl — HK Privat tilbyder gratis rådgivning til alle overenskomstansatte. Fagforeningens forhandlere har erfaring med at rejse krav direkte over for Dansk Erhverv.

À retenir: Overarbejdskrav forældes efter den almindelige 3-årige forældelsesfrist i henhold til forældelsesloven, men lokale overenskomstfrister kan være kortere. At vente til jobskifte med at rejse et gammelt krav giver typisk et svagere forhandlingsgrundlag.

Hvad sker der, hvis din ansættelseskontrakt giver bedre vilkår?

Funktionæroverenskomsten fastsætter minimumsvilkår — individuelle ansættelseskontrakter og lokale virksomhedsaftaler kan altid yde bedre betingelser. Det er det såkaldte "gunstighedsprincip": det bedste vilkår vinder.

Har din kontrakt f.eks. et overarbejdstillæg på 75 % for de første tre timer (frem for overenskomstens 50 %), gælder den højere sats. Omvendt kan en kontrakt ikke lovligt sætte overenskomstens minimumsrettigheder ud af kraft. En klausul om, at der ikke ydes overarbejdsbetaling, er kun gyldig, hvis kontrakten indeholder en såkaldt "all-inclusive"-løn, der er dokumenterbart dimensioneret til at dække overarbejdet — og selv da kan den anfægtes, hvis overarbejdet bliver systematisk og uforholdsmæssigt stort.

For ledende medarbejdere med et klart overordnet ansvar kan det aftales, at de er undtaget fra overarbejdsreglerne mod en tilsvarende højere grundløn. En sådan undtagelse kræver imidlertid, at ledelsesrollen er reel og dokumenteret i ansættelseskontrakten.

Ofte stillede spørgsmål om overarbejde og tillæg

Kan min arbejdsgiver kræve overarbejde uden varsel? Arbejdsgiveren kan pålægge overarbejde i akutte situationer, men overenskomsten forudsætter, at det sker med rimeligt varsel og ikke er et permanent mønster. Systematisk overarbejde uden kompensation kan udgøre en overenskomstbrud.

Hvad hvis jeg har en flekstidsaftale? Fleksible arbejdstider ændrer ikke retten til overarbejdskompensation. Overarbejde opstår, når det samlede antal timer i en referenceperiode overskrider normtiden — typisk opgjort månedligt eller kvartalsvis i henhold til flekstidsaftalen.

Tæller rejsetid som overarbejde? Rejsetid i arbejdsgiverens interesse (f.eks. transport til et kundebesøg i en anden by) tæller som arbejdstid, hvis rejsen sker uden for normal arbejdstid og efter pålæg fra arbejdsgiveren. Pendling til og fra det faste arbejdssted tæller derimod ikke som arbejdstid.

Kan jeg vælge at få overarbejde udbetalt kontant frem for afspadsering? Udgangspunktet er afspadsering. Retten til kontant udbetaling opstår, hvis afspadsering ikke kan holdes inden for kvartalet. Parterne kan dog lokalt aftale, at overarbejde altid udbetales kontant.

Hvad dækker fritvalgskontoen fra 2026? Fra 1. marts 2026 hensættes 10 % af den ferieberettigede løn til fritvalgskontoen (stiger til 11 % fra 1. marts 2027). Midlerne kan bruges til ekstra fridage, pensionsindbetaling eller kontant udbetaling — valget skal meddeles arbejdsgiveren inden fristens udløb.

Juridisk forbehold: Denne artikel er udarbejdet til informationsformål og udgør ikke juridisk rådgivning. Ansættelsesretlige spørgsmål bør afklares med en advokat eller din fagforening, da individuelle forhold kan afvige fra de generelle regler beskrevet ovenfor.