Kassensystem 2026/2027: Bonpflicht fällt, Registrierkassenpflicht kommt — Was Unternehmer jetzt tun müssen

Wer als Händler, Gastronom oder Handwerker tätig ist, muss gerade zweimal hinschauen: Das Kassenrecht in Deutschland steht vor einer grundlegenden Neuordnung. Die Bundesregierung plant, die seit 2020 geltende Bonpflicht abzuschaffen — und führt gleichzeitig ab dem 1. Januar 2027 eine verbindliche Registrierkassenpflicht für Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz ein. Wer die Übergangsfrist verschläft, riskiert Bußgelder von bis zu 25.000 Euro.

Bonpflicht fällt: Was das für Unternehmer bedeutet

Seit dem 1. Januar 2020 sind alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem betreiben, verpflichtet, nach jedem Kassiervorgang einen Beleg auszugeben. Diese Belegausgabepflicht war von Anfang an umstritten: Kritiker bemängelten den enormen Papieraufwand, Befürworter sahen darin ein wichtiges Instrument gegen Steuerhinterziehung im Einzelhandel.

Die aktuelle Kassengesetz-Reform 2026/2027 soll die Bonpflicht nun kippen. Laut Koalitionsvertrag wird die Belegausgabepflicht abgeschafft — als Teil eines breiteren Bürokratieabbaus für den Mittelstand. Für viele Einzelhändler und Gastronomen bedeutet das eine echte Entlastung: weniger Papier, weniger Kosten, weniger Kundenbeschwerden über unerwünschte Kassenbons. Laut Branchenschätzungen wurden jährlich Milliarden von Kassenbons gedruckt, die kaum jemand wollte.

Registrierkassenpflicht ab 2027: Wer muss umrüsten?

Der eigentliche Paukenschlag kommt auf der anderen Seite der Reform: Ab dem 1. Januar 2027 gilt in Deutschland eine neue Registrierkassenpflicht. Betroffen sind alle Unternehmen, die gleichzeitig:

• Einen Jahresumsatz von mindestens 100.000 Euro erzielen
• Bargeldgeschäfte tätigen
• Bisher noch kein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) nutzen

Wichtig: Die 100.000-Euro-Schwelle bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Unternehmens — nicht ausschließlich auf die Barumsätze. Ein Handwerker mit 80.000 Euro Rechnungsumsatz und 30.000 Euro Barzahlungen wäre demnach ebenfalls betroffen, sobald der Gesamtumsatz die Grenze überschreitet.

Noch offen sind mögliche Ausnahmen für bestimmte Gruppen: Marktstandbetreiber, mobile Händler und gemeinnützige Vereine könnten Sonderregelungen erhalten. Die gesetzliche Konkretisierung steht noch aus — weshalb der Beratungsbedarf bei IT-Experten und Steuerberatern derzeit besonders hoch ist.

TSE und Meldepflicht: Zwei Anforderungen, die bereits gelten

Unabhängig von der neuen Registrierkassenpflicht ab 2027 existieren zwei Anforderungen, die für Betriebe mit elektronischen Kassensystemen bereits verbindlich sind:

TSE-Pflicht seit 2020: Jedes elektronische Kassensystem in Deutschland muss über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Die TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem manipulationssicheren Speichermedium und einer standardisierten digitalen Schnittstelle (DSFinV-K). Dadurch können Finanzbehörden bei einer Prüfung auf alle Transaktionsdaten zugreifen — und Manipulationen ausschließen.

Meldepflicht seit 1. Juli 2025: Seit vergangenem Sommer sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, ihre Kassensysteme inklusive TSE beim Finanzamt zu registrieren — über die Steuerplattform „Mein ELSTER". Wer das noch nicht getan hat, ist bereits im Verzug und läuft Gefahr, bei der nächsten Betriebsprüfung aufzufallen. Die Meldung muss für jedes einzelne Kassensystem separat erfolgen.

Laut Bundesfinanzministerium sollen die Kassenvorschriften insgesamt mehr Steuergerechtigkeit sicherstellen — durch lückenlose Dokumentation aller Barumsätze und technische Manipulationssicherheit.

Bußgelder bis 25.000 Euro: Das Risiko ist real

Bei Verstößen gegen die Kassenvorschriften drohen nach § 379 Abgabenordnung (AO) empfindliche Strafen:

• Bis zu 25.000 Euro Bußgeld für ein nicht TSE-konformes Kassensystem
• Steuerschätzungen durch das Finanzamt bei lückenhafter oder nicht-konformer Dokumentation
• Steuernachzahlungen auf Basis der geschätzten — oft deutlich höheren — Umsätze

Besonders brisant: Wird das Kassensystem bei einer Prüfung als nicht-konform eingestuft, kann das Finanzamt die gesamten aufgezeichneten Kassendaten für ungültig erklären. In diesem Fall wird der steuerpflichtige Umsatz per Schätzverfahren ermittelt — und fällt erfahrungsgemäß nicht zugunsten des Unternehmers aus.

Was ein IT-Experte jetzt konkret leisten kann

Die Auswahl des richtigen Kassensystems ist technisch deutlich anspruchsvoller als viele Betriebsinhaber erwarten. Ein erfahrener IT-Spezialist kann in dieser Phase entscheidend helfen:

Systemauswahl nach Maß: Welches TSE-zertifizierte Kassensystem passt zu Branche, Betriebsgröße und vorhandener Software-Infrastruktur? Die Palette reicht von Cloud-basierten POS-Lösungen über stationäre Kassensysteme bis zu mobilen Terminals — die Anforderungen eines Restaurants unterscheiden sich deutlich von denen eines Onlinehändlers mit Ladengeschäft.

Integration in bestehende Systeme: Ein professionelles Kassensystem muss reibungslos mit der Buchhaltungssoftware (DATEV, Lexware oder DATEV Unternehmen online), dem Warenwirtschaftssystem und einem eventuellen Onlineshop kommunizieren. Schnittstellenprobleme kosten Zeit und Geld — und entstehen häufig dann, wenn die Integration nicht fachkundig geplant wird.

TSE-Konfiguration: Die technische Einrichtung des Sicherheitsmoduls und der digitalen Schnittstelle nach DSFinV-K erfordert Fachwissen. Fehler bei der Konfiguration können die TSE-Konformität gefährden — mit entsprechenden Folgen bei einer Prüfung.

ELSTER-Registrierung: Die Anmeldung des Kassensystems beim Finanzamt über „Mein ELSTER" sollte korrekt und vollständig erfolgen. Ein IT-Experte kennt die konkreten Felder und Anforderungen und vermeidet typische Fehler bei der Erstregistrierung.

Mitarbeiterschulung: Auch das technisch beste System nützt wenig, wenn das Personal nicht weiß, wie es korrekt zu bedienen ist. Fehler bei der Kassenführung — etwa fehlende Stornobuchungen oder falsch zugeordnete Warengruppen — können bei einer Prüfung als Indiz für Unregelmäßigkeiten gewertet werden.

Gastronomen, die bereits die Mehrwertsteuerumstellung auf 7 Prozent für Speisen 2026 umsetzen mussten, kennen das Prinzip: Jede steuerliche Änderung muss exakt im Kassensystem abgebildet sein — sonst droht bei der nächsten Betriebsprüfung Ärger.

In 5 Schritten zur rechtssicheren Kasse

Die Zeit bis zum 1. Januar 2027 ist kürzer als sie erscheint. Diese Schritte sollten Betriebe jetzt angehen:

1. Bestandsaufnahme: Ist das bestehende Kassensystem TSE-konform? Liegt ein gültiges TSE-Zertifikat vor?
2. Meldung nachholen: Falls noch nicht geschehen, Kassensystem sofort über „Mein ELSTER" beim zuständigen Finanzamt anmelden.
3. Umsatzgrenze prüfen: Überschreitet der Betrieb die 100.000-Euro-Jahresumsatzgrenze? Dann greift ab 2027 die Registrierkassenpflicht.
4. IT-Experten beauftragen: Frühzeitig fachkundige Beratung zur Systemauswahl, technischen Integration und Konfiguration einholen.
5. Budget einplanen: Neue zertifizierte Kassensysteme kosten je nach Anforderung zwischen 500 und mehreren Tausend Euro — manche Bundesländer bieten Fördermittel für KMU an.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Wenden Sie sich bei konkreten Fragen zur Kassenpflicht an einen Steuerberater oder IT-Experten.

Ein IT-Spezialist auf ExpertZoom hilft Ihnen, das passende TSE-konforme Kassensystem zu finden, die ELSTER-Registrierung korrekt durchzuführen und Ihren Betrieb rechtzeitig vor Inkrafttreten der neuen Pflichten aufzustellen.