Alessandro ContiI rimborsi analitici di viaggio, vitto e alloggio che un professionista in regime forfetario riceve dal committente non entrano nel calcolo del reddito imponibile, se le spese sono documentate e pagate con strumenti tracciabili. Lo chiarisce l'Agenzia delle Entrate nella risposta a interpello n. 213/2026, pubblicata a novembre 2026, che vale per le spese sostenute dal 1° gennaio 2025.
Che cosa ha chiesto il contribuente e che cosa risponde l'Agenzia
Il caso riguarda un giornalista in regime forfetario che collabora con una società. Per eseguire gli incarichi anticipa viaggi, vitto e alloggio con carta personale e li riaddebita con una nota spese analitica, allegando fatture e ricevute intestate a lui e non al committente. La società gli restituisce l'importo esatto, al centesimo.
La domanda era semplice: questi rimborsi fanno parte dei compensi su cui si applica il coefficiente di redditività? L'Agenzia risponde di no, in linea generale, per le spese sostenute dal 1° gennaio 2025.
Perché la norma è cambiata
La risposta poggia sull'articolo 54, comma 2, lettera b), del TUIR, modificato dall'articolo 5, comma 1, lettera b), del decreto legislativo 13 dicembre 2024, n. 192. La norma esclude dal reddito di lavoro autonomo il rimborso delle spese addebitate analiticamente al committente. Come contropartita, quelle stesse spese non sono deducibili per il professionista.
Il decreto-legge 17 giugno 2025, n. 84, convertito dalla legge 30 luglio 2025, n. 108, ha poi aggiunto il comma 2-bis. Esso riguarda le somme per vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi e noleggio con conducente, e vale dal periodo d'imposta in corso al 18 giugno 2025. Per gli autonomi, forfetari compresi, significa dal 1° gennaio 2025.
L'Agenzia segnala anche che la disciplina è stata trasfusa nell'articolo 56 del nuovo TUIR, approvato con decreto legislativo del 19 giugno 2026. Sul fronte delle novità fiscali dell'anno si veda anche la circolare Agenzia Entrate agosto 2026.
Le condizioni per escludere il rimborso dal reddito
Il chiarimento ha confini precisi. Per non concorrere alla base imponibile, secondo la risposta, il rimborso deve rispettare quattro condizioni:
- le spese sono sostenute nel territorio dello Stato;
- i pagamenti avvengono con bonifico bancario o postale, oppure con gli altri sistemi tracciabili previsti dall'articolo 23 del decreto legislativo n. 241 del 1997;
- le spese sono inerenti all'incarico svolto;
- tutto è documentato in modo dettagliato e adeguato.
Quando il pagamento avviene con mezzi non tracciabili, il rimborso continua a concorrere alla base su cui si applica il coefficiente di redditività. Lo stesso vale per i rimborsi che non rispettano le altre condizioni indicate dall'Agenzia.
Un secondo effetto riguarda le soglie. I rimborsi analitici che rientrano nella regola non contano per il limite di 85.000 euro di ricavi e compensi per l'accesso al regime, né per il limite di 100.000 euro che fa uscire dal forfetario in corso d'anno.
Un esempio con i numeri
Prendiamo una consulente in regime forfetario, con coefficiente di redditività del 78% e imposta sostitutiva al 15%. Nel 2026 fattura 40.000 euro di compensi e riaddebita al cliente 3.200 euro di treni, hotel e pasti, tutti pagati con carta personale e documentati da ricevute intestate a lei.
Se i rimborsi fossero conteggiati, la base sarebbe di 43.200 euro e il reddito imponibile di 33.696 euro (43.200 per 78%). Con la regola della risposta n. 213/2026 la base resta 40.000 euro e il reddito imponibile è di 31.200 euro. La differenza è di 2.496 euro e, al 15%, vale circa 374 euro di imposta sostitutiva in meno.
Il secondo scenario riguarda le soglie. Con 83.000 euro di compensi e 4.000 euro di rimborsi analitici conformi, il totale lordo sarebbe 87.000 euro, sopra gli 85.000. Se le condizioni sono rispettate, i rimborsi non contano e il professionista resta a 83.000 euro. Se invece 1.500 euro di quelle spese fossero pagati in contanti, quella parte tornerebbe nel calcolo e il margine si ridurrebbe.
Chi ne beneficia e chi deve fare attenzione
Il vantaggio riguarda soprattutto chi viaggia molto per lavoro: giornalisti, formatori, consulenti, traduttori, tecnici e liberi professionisti che seguono clienti in altre città. Per loro le trasferte pesano sul fatturato lordo, e prima del chiarimento esisteva il dubbio che ogni euro rimborsato aumentasse la base su cui si calcola l'imposta sostitutiva.
Chi ha invece pochi rimborsi, magari qualche biglietto del treno l'anno, vedrà un effetto modesto. Il tema diventa rilevante quando le spese anticipate superano alcune migliaia di euro o quando il fatturato si avvicina agli 85.000 euro. In quel caso la distinzione tra compenso e rimborso può decidere la permanenza nel regime agevolato.
Va ricordato che l'Agenzia parla di "regola generale" e di spese sostenute in Italia. Le trasferte all'estero non sono trattate nel passaggio sulle condizioni di tracciabilità, quindi chi fattura rimborsi per viaggi fuori dai confini farebbe bene a chiedere una verifica a un professionista prima di applicare la stessa impostazione.
Cosa fare con le dichiarazioni già presentate
La risposta si applica alle spese sostenute dal 1° gennaio 2025, quindi interessa anche il periodo d'imposta 2025, la cui dichiarazione è già stata presentata dalla maggior parte dei contribuenti. Chi ha incluso i rimborsi analitici tra i compensi potrebbe aver versato più imposta del dovuto.
Qui servono i documenti: nota spese, ricevute, estratti conto della carta o del conto corrente e le fatture emesse al committente. Un professionista può valutare se esistono i presupposti per una rettifica e quali termini si applicano al caso specifico. La risposta di per sé non decide questi aspetti, perché si limita al quesito sul concorso dei rimborsi al reddito imponibile e alle soglie.
Cosa dice il testo e cosa lascia aperto
La risposta è un parere su un caso singolo, ma l'Agenzia lo inquadra come principio generale per i forfetari. Resta aperta la questione dei rimborsi in forma mista, per esempio quando il committente riconosce una quota fissa di spese oltre al rimborso a piè di lista: il testo si concentra sui rimborsi addebitati analiticamente e non entra in questi casi. Prima di firmare nuovi incarichi conviene quindi scrivere nel contratto che le spese sono rimborsate su presentazione dei giustificativi.
Che cosa controllare prima di fatturare
La risposta cambia il modo di organizzare le pratiche amministrative di chi lavora a partita IVA con più clienti. Ecco i passaggi da sistemare, nell'ordine in cui conviene farlo:
- Pagare viaggi, hotel e pasti legati all'incarico solo con carta, bonifico o altro mezzo tracciabile, mai in contanti.
- Conservare fatture e ricevute e verificare a chi sono intestate: nel caso esaminato erano intestate al professionista.
- Esporre i rimborsi in una nota spese analitica, separata dal compenso, con l'indicazione dell'incarico a cui si riferiscono.
- Tenere traccia dell'importo dei rimborsi ricevuti nell'anno, per controllare i limiti di 85.000 e 100.000 euro.
- Tenere distinti compenso e rimborso nelle fatture e nei contratti, perché il chiarimento riguarda i rimborsi analitici.
Il parere dell'Agenzia è reso sui fatti esposti dall'istante, assunti come veritieri, e restano fermi i poteri di controllo dell'Amministrazione. Chi ha un modello di fatturazione diverso, per esempio con un compenso onnicomprensivo che include le spese, deve verificare caso per caso se la regola si applica.
Quando conviene sentire un commercialista
Il tema tocca la dichiarazione dei redditi, la scelta tra regime forfetario e ordinario e il rischio di superare le soglie. Un consulente patrimoniale o un commercialista può verificare tre punti: come sono stati contabilizzati i rimborsi del 2025, se serve rettificare qualcosa con la dichiarazione integrativa e come impostare i contratti con i committenti per il 2027.
Questo articolo ha finalità informativa e non sostituisce una consulenza fiscale personalizzata. Su ExpertZoom puoi trovare un esperto in consulenza patrimoniale e fiscale e confrontare la tua situazione con quella descritta dall'Agenzia.
